Volgens de legende gebruikte koning Arthur een ronde tafel: een symbolisch en tastbaar instrument om een cultuur te creëren waarin iedereen gelijk is, iedereen even belangrijk is, iedereen gehoord wordt en iedereen verantwoordelijk is voor de genomen beslissingen.
Dat klinkt simpel, maar de ervaring leert dat een goede besluitvorming in de realiteit vaak een complex proces is. Toch is het cruciaal voor de goede werking van je organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat elke medewerker in jouw organisatie verantwoordelijkheid draagt over genomen besluiten en mee kan beslissen, om op deze manier de collectieve intelligentie maximaal te benutten? En vooral: hoe zorg je ervoor dat een concreet voorstel aanvaard wordt, tenzij iemand daar een gefundeerd bezwaar tegen heeft?
Inzichten vanuit de sociocratie en holacratie geven hierop een antwoord.
VIER STAPPEN
Concreet kan dit gebeuren aan de hand van de volgende vier stappen:
-
Start steeds met het beantwoorden van de ‘waarom’-vraag
Stel jezelf de vraag waarom er nood is aan een voorstel en besluit. Als je dit helder formuleert kan je anderen makkelijker inspireren. Simon Sinek legt dit uit in zijn TED-talk ‘Start with Why’, die miljoenen views heeft. Toch blijft de waaromvraag in de realiteit dikwijls onbeantwoord. Gebruik daarom een alternatieve vraag in plaats van de waaromvraag. Bijvoorbeeld:
- Wat is de beweegreden om een voorstel tot besluit te formuleren?
- Wat is de huidige situatie en welke impact heeft dit op de organisatie?
- Wat heeft de organisatie nodig?
- Is dit onderwerp relevant genoeg om onze kostbare tijd in te investeren?
-
Creëer een concreet en werkbaar voorstel
Om verandering te initiëren kan je beter ‘concrete’ voorstellen doen dan te benoemen wat er ‘niet’ goed is.
Een goed voorstel voldoet aan vier criteria, de zogenaamde CRAP:
- Het is Concreet
- Het is Realistisch
- Het is Actiegericht
- Het is Positief geformuleerd (in termen van wat je wel wil, in plaats van wat je niet wil)
-
Verrijk het voorstel met collectieve intelligentie
Na het bespreken van het voorstel met de groep, is het nuttig om standaard de vraag te stellen: “Heeft iemand een bezwaar?” Een bezwaar is een reden waarom het voorstel tot ongewenste effecten leidt, schade berokkent aan de organisatie of er een onmiddellijke verbetering ontbreekt. We zijn dus niet op zoek naar de ‘ja’ (= consensus), maar naar de mogelijke ‘nee’. De achterliggende gedachte is dat er in elk bezwaar een stukje wijsheid zit. Door deze vraag expliciet te stellen tijdens het overleg, ga je bewust op zoek naar het stukje wijsheid dat wel in de groep zit, maar nog niet in het voorstel besproken of toegevoegd werd.
Bezwaren zijn signalen van betrokkenheid. Het is als eigenaar van een voorstel uiteraard niet evident om te luisteren naar bezwaren. We hebben namelijk de neiging om anderen te willen overtuigen van ons gelijk. Het luisteren naar bezwaren zorgt echter voor expertisedeling. Iedereen heeft een stukje van de info/waarheid. Door de bezwaren van iedere deelnemer te integreren krijg je uiteindelijk een beter en gedragen voorstel.
Als er geen bezwaren meer zijn, wordt het voorstel een besluit.
-
Vertaal het besluit naar uitvoering
Als laatste stap moet je het besluit uitvoeren. Stel hiervoor een concreet actieplan op met duidelijke evaluatiedata en -criteria. Doe wat er is afgesproken en evalueer geregeld, zodat je het voorstel kan bijsturen als de situatie wijzigt.
Bij deze manier van besluitvorming staat het verkeerslicht altijd op groen, tenzij geldige bezwaren het op rood doen springen. En zelfs dan kan het weer op groen worden gezet, wanneer je het voorstel aanpast tot het punt waar het geen bezwaar meer oproept.
TYPES BESLUITVORMING
Uiteraard hangt het type besluitvorming (autocratisch besluit, meerderheidsbeslissing, consensus ...) af van de specifieke context en heeft elk type een eigen plaats. Als het brandt, moet er geblust worden. Tegelijkertijd zitten bedrijven soms vast in een bepaald beslissingspatroon.
Hopelijk zet dit artikel je aan om het besluitvormingsproces binnen je organisatie te herbekijken en te experimenteren. Uiteraard is het belangrijk om dit goed te kaderen naar je team. Of het experiment lukt, zal onder andere afhangen van de manier waarop je luistert naar bezwaren. Hoor je eerder tegenkanting of hoor je een stukje wijsheid?
“Verander de manier waarop je naar dingen kijkt en de dingen waar je naar kijkt veranderen.”
